ANALISIS F.O.D.A
COMO UNA HERRAMIENTA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE UNA EMPRESA
Uno de los aspectos
fundamentales de la planeación estratégica lo constituye el análisis
situacional, también conocido como análisis FODA (fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas), el cual posibilita la recopilación y uso de datos que
permiten conocer el perfil de operación de una empresa en un momento dado, y a
partir de ello establecer un diagnóstico objetivo para el diseño e implantación
de estrategias tendientes a mejorar la competitividad de una organización. El
análisis FODA es aplicable a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño o
naturaleza, es una herramienta que favorece el desarrollo y ejecución de la
planeación formal, es por eso que resulta conveniente que los responsables de
las decisiones administrativas cuenten con un procedimiento para la elaboración
de un diagnóstico situacional FODA.
La planeación es un
esfuerzo administrativo que sirve para proveer condiciones futuras tomando
decisiones presentes a través de un plan, aunque muchas empresas están
habituadas a desarrollar planes, suelen enfrentar ciertos problemas para
recopilar y ordenar la información relativa a las condiciones de operación y
los recursos del negocio, lo que afecta de manera directa la adopción de
estrategias competitivas y por tanto la elaboración y ejecución de un plan. En
muchos casos este documento no refleja las condiciones de operación reales, lo
que hace que los planes sean sólo una lista de buenas intenciones y que su
contribución finalmente sea magra o poco apreciable. Una herramienta que ayuda
en el proceso de análisis de la operación de una empresa es el análisis
situacional conocido como diagnóstico FODA por sus siglas (fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas), esta herramienta ayuda a conocer las
condiciones reales de actuación de la empresa, facilita un buen diagnóstico y
evaluación en el proceso de planeación estratégica.
LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y EL ANÁLISIS FODA
La planeación
estratégica permite a una organización aproximarse a la visualización y
construcción de su futuro y se puede conceptualizar como un proceso para
determinar los mayores propósitos de una organización y las estrategias que
orientarán la adquisición, uso y control de los recursos, para realizar esos
objetivos.
El proceso para
desarrollar la planeación estratégica puede variar en cuanto al número de
etapas, de manera sintética normalmente considera, entre otros, los siguientes elementos:
la identificación de la visión y misión, el análisis de las condiciones
internas y externas, la formulación de estrategias su implantación y control;
como se advierte pasos más o menos, en todos los casos, se incluye una etapa
donde se realiza un análisis o un diagnóstico de la situación como requisito
para establecer cualquier pronóstico y por ende proponer una estrategia, ese
paso corresponde generalmente al análisis de las siguientes variables:
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; mejor conocido por sus
siglas como FODA.
El diagnóstico
situacional FODA es una herramienta que posibilita conocer y evaluar las
condiciones de operación reales de una organización a partir del análisis de
esas cuatro variables principales, con el fin de proponer acciones y
estrategias para su beneficio. Las estrategias de una empresa deben surgir de
un proceso de análisis y concatenación de recursos y fines, además ser
explícitas, para que se constituyan en una forma viable de alcanzar sus
objetivos.
Esto es de lo más
importante si se pretende que las estrategias propuestas se relacionen con la
competitividad de una organización. La competitividad de un negocio se
relaciona con su capacidad de crear bienes o servicios con valor añadido que le
permita conservar o incrementar su posición de mercado frente a sus
competidores.
EL MEDIO AMBIENTE Y EL ANALISIS FODA
El análisis
ambiental apoya la construcción de imágenes del futuro que orientan el
desempeño actual. Los administradores deben tomar en cuenta el entorno, conocer
sus elementos y tratar de relacionarlos entre sí y visualizar cómo pueden afectar
el desempeño organizacional.
Aun cuando no existe
un solo método para realizar un estudio del entorno, es recomendable de inicio
entender como están estructurados los distintos ambientes. De manera general se
puede hablar de dos grandes entornos que inciden en una empresa: un entorno
externo y un entorno interno.
ENTORNO EXTERNO: integrado por componentes sumamente amplios que se asocian también con
variables de influencia global, como la economía, política, cultura,
tecnología, el marco y regulaciones legales, etc. A este entorno pertenecen
tanto las oportunidades como las amenazas potenciales que acechan a una
empresa. Es lógico suponer que estas variables salen fuera del control de una
organización, aún cuando sí se pueden ejercer acciones tanto para aprovechar o
disminuir los impactos de las mismas.
ENTORNO INTERNO: se refiere a aquellos elementos que se relacionan directamente con la
estructura y operación de la empresa, incluye tanto los recursos disponibles,
como las áreas funcionales (mercadotecnia, finanzas, producción) en este ámbito
se ubican las fortalezas y debilidades de la organización las cuales además
están bajo su control.
La administración de
una organización debe visualizar por igual y de manera oportuna tanto sus
debilidades y fortalezas, como sus oportunidades y amenazas, aunque como es de
suponerse unas serán más deseables que otras. Cabe señalar que cada caso es
específico y los análisis deben ser únicos, no se deben confundir las
oportunidades generales que ofrece un sector productivo, con las posibilidades
particulares de aprovecharlas por parte de una organización.
La calidad, cantidad
y oportunidad de la información que sea capaz de generar o recopilar una
empresa respecto a su entorno, representa uno de sus más valiosos activos, y
puede ser aprovechada tanto para identificar tendencias y prever impactos como
para establecer pronósticos de actuación. Entre más información se posea acerca
del entorno de una organización la aplicación del análisis FODA será más
efectiva y de mayor utilidad.
VARIABLES DEL ANALISIS FODA
Se inicia con los
conceptos de las variables internas (fortalezas y debilidades) y luego con las
externas (Oportunidades y Amenazas), por razón de agrupar los conceptos dentro
de su misma categoría.
-
Fortaleza: es
algo en lo que la organización es competente, se traduce en aquellos elementos
o factores que estando bajo su control, mantiene un alto nivel de desempeño,
generando ventajas o beneficios presentes y claros, con posibilidades
atractivas en el futuro. Las fortalezas pueden asumir diversas formas como:
recursos humanos maduros, capaces y experimentados, habilidades y destrezas
importantes para hacer algo, activos físicos valiosos, fianzas sanas, sistemas
de trabajo eficientes, costos bajos, productos y servicios competitivos, imagen
institucional reconocida, convenios y asociaciones estratégicas con otras
empresas.
-
Debilidad: Significa
una deficiencia o carencia, algo en lo que la organización tiene bajos niveles
de desempeño y por tanto es vulnerable, denota una desventaja ante la
competencia, con posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro.
Constituye un obstáculo para la consecución de los objetivos, aun cuando está
bajo el control de la organización. Al igual que las fortalezas éstas pueden
manifestarse a través de sus recursos, habilidades, tecnología, organización,
productos, imagen.
Las oportunidades y
amenazas son variables externas que constituyen los límites determinados por el
sector productivo a que pertenece una entidad, y el entorno general que define
el ambiente competitivo.
-
Oportunidades: son
aquellas circunstancias del entorno que son potencialmente favorable para la
organización y pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que pueden ser
utilizados ventajosamente para alcanzar o superar los objetivos. Las
oportunidades pueden presentarse en cualquier ámbito, como el político,
económico, social, tecnológico, etc., dependiendo de la naturaleza de la
organización, pero en general se relacionan principalmente con el aspecto
mercado de una empresa. El reconocimiento de oportunidades es un reto para los
administradores debido a que no se puede crear ni adaptar una estrategia sin
primero identificar y evaluar el potencial de crecimiento y utilidades de cada una
de las oportunidades prometedoras o potencialmente importantes.
-
Amenazas: son
factores del entorno que resultan en circunstancias adversas que ponen en
riesgo el alcanzar los objetivos establecidos, pueden ser cambios o tendencias
que se presentan repentinamente o de manera paulatina, las cuales crean una
condición de incertidumbre e inestabilidad en donde la empresa tiene muy poca o
nula influencia, las amenazas también, pueden aparecer en cualquier sector como
en la tecnología, competencia agresiva, productos nuevos más baratos,
restricciones gubernamentales, impuestos, inflación, etc. La responsabilidad de
los administradores con respecto a las amenazas, está en reconocer de manera
oportuna aquellas situaciones que signifiquen riesgo para la rentabilidad y la
posición futura de la organización.
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA
ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS FODA
Es necesario mencionar algunas consideraciones, que no
supuestos, que se deben tomar en cuenta para que el análisis FODA provea un
diagnóstico que sea confiable.
• Es recomendable que el
análisis sea elaborado por un equipo (3 a 5 de personas) que cuente con la
experiencia y conocimiento de las diversas áreas de la organización, que con sus opiniones, enriquezca el
resultado.
• Los responsables del
análisis deben de tener todas las facilidades para el acceso a la información
de las áreas funcionales de trabajo que
se requiera.
• Antes de establecer los
criterios del análisis es preciso identificar y colectar ciertos elementos de la estructura de
organización que servirán de base para asegurar la congruencia del mismo, tales como: la visión y misión, el objetivo
general, el organigrama funcional etc.
·
Los criterios de análisis que se
establezcan de inicio, deben ser claros,
que no dejen duda y cuyo significado sea el mismo para todos los que participen
en el análisis.
• Los
criterios establecidos deben ser consistentes, es decir no se deben
modificar en el proceso, porque es inválida el resultado del diagnóstico.
·
Para cada criterio establecido, se
debe hacer el análisis de las cuatro
variables (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), es decir no
deben quedar variables sin que tengan elementos; eso es parte del trabajo de
equipo y de la visión objetiva de la organización. Suele suceder, que, algunas
veces quiénes realizan el análisis, buscan guardar una imagen institucional a
conveniencia, o no quieren herir susceptibilidades y por tanto emiten opiniones
o juicios que no se apegan a la realidad, como por ejemplo, no reconocer
debilidades o tratar de minimizar las amenazas, lo que se traduce en una falsa
idea de la organización que limita un diagnóstico y evaluación seria, y tampoco contribuye a
corregir errores o al desarrollo de estrategias.
·
Se recomienda
para el análisis de los criterios y sus variables elaborar una matriz, dado que
ello facilita el manejo de los datos.
·
El análisis debe ser realizado en un
período razonable y definido, dado que,
la dinámica administrativa puede convertir en poco oportuna, apreciable u
obsoleta mucha de la información que se obtenga; lo que puede suceder si el
estudio se dilata demasiado.
·
El informe final del análisis debe ser
estructurado de tal forma, que demuestre en forma profesional un diagnóstico
apropiado, maduro, que contenga los elementos tangibles que permitan establecer
propuestas para elaborar estrategias, es decir, que sea un documento de trabajo
útil para la planeación y administración estratégica y no solamente un
requisito obligatorio o formalidad, dentro de un plan, que no tenga mayor
impacto en el desarrollo de éste.
PROCEDIMIENTO
PARA ELABORAR UN ANÁLISIS FODA
El procedimiento que aquí se propone para desarrollar
el análisis FODA incluye los siguientes pasos:
1.
Identificación de
los criterios de análisis
2.
Determinación de
las condiciones reales de actuación en relación a las variables internas y
externas del análisis.
3.
Asignación de una
ponderación para cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, listadas (matriz).
4.
Calculo de los
resultados
5.
Determinación del
balance estratégico.
2.
Obtener
conclusiones.
CONCLUSIONES
-
El análisis FODA
es una valiosa herramienta que apoya el proceso de planeación estratégica de
una organización, su importancia consiste en la evaluación de los puntos
fuertes y débiles dentro de los ambientes internos y externos de una
organización, con la finalidad de contar con un diagnóstico de sus condiciones
de operación.
-
Las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, incluidas en el diagnóstico, son propias de cada
organización y de acuerdo a cada escenario empresarial, por tanto esas
variables son únicas en su operación y resultados, por lo que no se deben
generalizar las situaciones encontradas a entidades distintas, presuponiendo
reacciones similares; por ejemplo una debilidad o amenaza en una empresa no
necesariamente lo será para otra.
-
La información
recabada para el diagnóstico FODA debe ser objetiva, flexible y pertinente y
deben provocar cambios o ajustes en el proceso de planeación.
-
Las propuestas de mejora deben
orientarse tanto a disminuir las debilidades, reforzar y mantener las
fortalezas a la búsqueda de oportunidades
convenientes para las capacidades de la empresa, cómo a proveer un defensa
para las amenazas externas. Las mejoras aceptadas deben ser congruentes con las
condiciones o medios de operación de la
empresa, para hacer crecer sus
habilidades y recursos.
-
Las estrategias que resulten deben de
incrementar la competitividad de la organización, reforzando la búsqueda de una
posición favorable y sostenible, en relación a los demás competidores.
-
Toda estrategia o acción generada del
análisis debe estar incluida en un programa o proyecto específico acorde a la
visión y misión de la organización.
-
El procedimiento de elaboración del
FODA que aquí se presenta no es único sino adaptable a los requerimientos
particulares de cada organización, el manejo y presentación de los datos
requiere de la imaginación de quién lo elabora, así como de la obligación de que sean claros y entendibles por los
tomadores de decisiones. La
utilidad del diagnóstico estará asociada
a los procesos de análisis y reflexión que
provoque y que posibiliten mejoras reales en la operación de una empresa.
-
El uso del análisis FODA como una
herramienta, no está limitado a las grandes organizaciones o empresas, por el
contrario su aplicación se debe promover en las micro y pequeñas empresas para
dotarlas de un instrumento adaptable y eficaz de planeación formal, en apoyo a
sus prácticas administrativas y a la mejora de su competitividad.
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